El sistema lee el correo donde te llegan las facturas electrónicas, se queda solo con las que son para tu cédula, las acepta ante Hacienda y las convierte en entrada de inventario, costo actualizado y cuenta por pagar. El código del proveedor se relaciona con el tuyo una sola vez, aunque él venda por caja y vos por unidad.
Lo que pasa con cada factura de compra
Cada proveedor llama a los productos a su manera. El primer día asociás su línea con tu producto; desde ahí, cada factura nueva de ese proveedor llega con las líneas ya relacionadas. Y si él vende por caja y vos por unidad, la equivalencia también queda guardada.
| Línea en el XML del proveedor | Tu producto | Equivalencia | Entra al inventario | Costo por unidad |
|---|---|---|---|---|
| REFRESCO 600 ML CAJA 24 UNID 5 cajas × ₡9,600 |
Refresco 600 ml | ×24 | 120 unidades | ₡400 |
| JABÓN LÍQUIDO PAQ 6 10 paquetes × ₡5,400 |
Jabón líquido 250 ml | ×6 | 60 unidades | ₡900 |
| ARROZ 1 KG 40 unidades × ₡1,050 |
Arroz 1 kg | ×1 | 40 unidades | ₡1,050 |
Ejemplo ilustrativo, montos sin IVA. La equivalencia también puede dividir (÷) cuando el proveedor factura en una unidad más chica que la tuya. Si una línea da una utilidad absurda —típico de una caja tomada como unidad—, el sistema la señala como posible equivalencia pendiente.
Se conecta al correo donde te llegan las facturas (IMAP o POP3, incluido Microsoft 365) y con un botón descarga lo nuevo. Recuerda qué correos ya leyó.
Las facturas a nombre de otra cédula se marcan como receptor erróneo y no se procesan. Las que ya estaban, por su clave, no se duplican.
Firma y envía el mensaje receptor, consulta la respuesta y guarda el comprobante. Elegís la condición del IVA: crédito fiscal, gasto, bienes de capital, gasto corriente o proporcionalidad.
Cada producto del proveedor queda relacionado con el tuyo, con su equivalencia. La próxima factura ya llega lista para revisar.
¿Llegó algo que no tenés creado? Lo creás desde la misma línea con código, descripción, CABYS, IVA, costo y unidad ya precargados del XML.
Antes de aplicar, el sistema compara la compra contra los totales del XML. Si no cuadra, te lo dice antes de tocar el inventario.
La mercadería entra a la bodega central, o —si manejás varias bodegas— el sistema te pregunta a cuál o te deja distribuirla.
Si la compra es a crédito, queda en cuentas por pagar con su fecha de vencimiento según el plazo del proveedor. Proveedor nuevo: se crea solo al aceptar.
Se registran con su tipo de cambio. La cuenta por pagar queda en la moneda original y el costo se lleva también en colones.
Las facturas de luz, alquiler o mantenimiento también llegan por correo. El sistema las separa sin ensuciar el inventario.
Una factura completa se marca como gasto: se acepta ante Hacienda pero no entra al inventario. El sistema recuerda la preferencia por proveedor.
La línea de flete se marca como Otros/Servicio: no mueve inventario ni costo, pero suma a la cuenta por pagar.
Si tu empresa está en régimen simplificado, las facturas quedan aceptadas sin enviar mensaje receptor, como corresponde.
Cada compra aplicada recalcula el costo del producto. En la misma pantalla ves el costo nuevo, el anterior, el precio y cómo queda tu utilidad, marcada en color cuando se sale del rango que definiste. Todo el detalle, en control de costos y utilidad.
"Con el POS SIT las entradas se aplican automáticas desde las facturas de compra — monitoreamos costos en tiempo real para ajustar precios al día."Pablo PicadoGerente General · Supermercado SmartMarket
No. El sistema lee el XML de la factura electrónica que te manda el proveedor: productos, cantidades, costos, descuentos e impuestos. Vos solo revisás y aplicás; antes de aplicar, el sistema verifica que los totales cuadren con el XML.
El sistema se conecta al buzón de correo donde te llegan las facturas (cualquier correo con IMAP o POP3, incluido Microsoft 365) y con un botón descarga los comprobantes nuevos. Se queda solo con los que vienen a nombre de tu cédula y descarta los duplicados.
Sí. La primera vez que llega un producto de un proveedor lo asociás con tu producto interno. La asociación queda guardada para ese proveedor y en las siguientes facturas la línea ya viene relacionada.
Se define una equivalencia en la asociación: por ejemplo, 1 caja del proveedor = 24 unidades tuyas. Al ingresar la compra, el sistema multiplica la cantidad por 24 y divide el costo entre 24. También funciona al revés (dividir) y queda guardada para las próximas compras.
Sí. Firma y envía el mensaje receptor de aceptación a Hacienda, consulta la respuesta y te permite indicar la condición del IVA (crédito fiscal, gasto, bienes de capital, gasto corriente o proporcionalidad). En régimen simplificado las deja aceptadas sin enviar mensaje receptor. Más sobre el tema en facturación electrónica 4.4.
Una factura completa se puede marcar como gasto y no entra al inventario; el sistema recuerda esa preferencia por proveedor. Dentro de una compra de mercadería, las líneas de servicio (por ejemplo, un flete) se marcan como Otros/Servicio: no mueven inventario pero sí suman a la cuenta por pagar.
Sí. Una compra a crédito genera la cuenta por pagar con su vencimiento según el plazo del proveedor. Las compras en dólares se registran con su tipo de cambio y la cuenta por pagar queda en la moneda original.
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